Проводим аудит структуры отдела продаж и составляем список сотрудников которые будут работать с CRM. Выясняем какие этапы проходит клиент от обращения в компанию до покупки. Выясняем каналы привлечения клиентов в компанию.

Регистрируем аккаунт в Битрикс24 на почту заказчика и проводим первичную настройку аккаунта.

Анализируем и составляем список действий каждого сотрудника в зависимости от роли и отдела. Продумываем ограничение прав сотрудников на создание, просмотр, правку, удаление и экспорт контактов, сделок и компаний (например, если у каждого сотрудника своя база клиентов, то настраиваем ограничение на просмотр чужих контактов и сделок).

Исходя из анализа составляем список отделов и ролей менеджеров.

Регистрируем сотрудников, используя приглашения на корпоративную или личную почту. Каждому сотруднику ставим задачу — правильно заполнить свой профиль, в дальнейшем заполненные поля (фото сотрудника, контакты и т.д.) будут автоматически вставляться в письма, SMS и сообщениях в мессенджерах.

На основе данных аудита, мы определяем сколько этапов должно быть в воронке продаж.

Например, как выгладит воронка продаж в клинике:
Новый лид -> Лиды в работе -> Запись на прием -> Прием состоялся -> Предложение принято -> Договор подписан -> Успешно завершено (Продажа) или переход в статус Отказ (Не реализовано) если на одном из этапов клиента не убедили принять решение о покупке.

Эти статусы воронки продаж помогут понять на каких этапах сколько сделок скопилось и насколько эффективно происходит движение к успешной продаже, а в аналитике можно будет оперативно увидеть узкие места воронки продаж.
‍

Делаем базовые настройки в карточках сделки, контактах и задачах. Настраиваем отображение ключевой информации в карточке сделки и контактах.

Делаем базовые настройки отчетов в Битрикс24. Настраиваем ежедневный, еженедельный и ежемесячный отчет по результатам работы в CRM.

Анализируем текущую базу клиентов, определяем какие поля уже есть в системе, а каких не хватает исходя из особенностей бизнеса.

Например у контактов могут быть добавлены поля: день рождения, площадь квартиры, марка автомобиля, размер обуви и прочее.
Для сделок могут быть добавлены поля: список товаров, дата отгрузки, трек номер, вес груза, и так далее. Очень тщательно продумываем, какие данные привязать к контакту, какие к компании, какие к сделке это позволит накапливать полезную для продаж и маркетинга информацию.

Если ошибиться на этом этапе, через полгода можно получить разросшуюся базу, которая неправильно наполнена данными, работать в ней не удобно, а отчеты по нужным сегментам и вовсе невозможны.

Настраиваем логику распределения заявок с сайта (заявки попадают в неразобранное и любой менеджер может взять заявку в обработку, заявки распределяются на РОПа и он вручную распределяет их по менеджерам, или на конкретного менеджера).

Настраиваем логику распределения звонков чтобы входящий звонок от известного клиента переадресовывался ответственному менеджеру. А звонок от нового клиента поступал всем менеджерам или конкретному дежурному менеджеру.

Настраиваем интеграцию с телефонией, что бы каждый поступивший в компанию звонок фиксировался в CRM, а в карточке сделки фиксировались все входящие и исходящие звонки и прикреплялась запись разговора, чтобы на странице сделки можно было прослушать любой разговор между клиентом и сотрудником.

При пропущенном звонке ответственному менеджеру ставиться задача — перезвонить клиенту. При входящем звонке всплывает карточка клиента с информацией, а если ответственный менеджер не берет трубку, звонок переадресуется другому менеджеру или всем одновременно.

Подключаем корпоративную почту к Битрикс24. Делаем настройку, чтобы все входящие письма прикреплялись к сделкам, а письмо от неизвестного клиента создавало новую сделку.

Настраиваем подписи ответственных менеджеров с автоматической подстановкой фото и контактных данных при отправке письма из CRM.

Подключаем сервисы SMS рассылок и настраиваем брендированную подпись при отправке SMS.

Настраиваем синхронизацию переписки в Telegram, что бы вся переписка попадала в карточку сделки.

Переносим клиентов из существующих источников в Битрикс24. Проверяем наличие дублей, чтобы при добавлении существующего клиента менеджер видел, что контакт уже имеется, даже если это клиент другого менеджера.

Интегрируем все формы сайта с CRM, чтобы не упустить ни одну заявку, все они должны попадать в Битрикс24 автоматически. Настраиваем передачу в CRM источников посещений (UTM метки) для последующего анализа эффективности рекламных каналов из которых приходят заявки.

Делаем интеграции с сервисами которые использует компания на сайте (виджеты обратного звонка, онлайн чатов, захват лида и т.д.) или в социальных сетях, куда бы ни написал клиент, куда бы ни позвонил, где бы ни оставил заявку, она должна попасть в CRM и по ней должна быть задача на обработку.

В CRM не должно быть сделок без активных задач. Менеджеры не должны задумываться о том, какое действие сейчас нужно выполнить. У них всегда должна стоять конкретная задача в зависимости от того, на каком этапе находится клиент в воронке продаж. На разных этапах сделки задачи могут быть назначены разным сотрудникам.

Настраиваем создание задачи на новую входящую заявку или звонок — связаться с клиентом, выяснить потребности, обработать, написать, позвонить.
‍
Настраиваем создание задачи на пресейл — рассчитать стоимость, показать объект, замерить, подготовить КП и т.д.
‍
Создание задачи на продажу — выписать счет, отправить договор, проконтролировать оплату и т.д.
‍
Создание задачи на отправку в производство — изготовить, подготовить товар, приготовить все необходимое для оказания услуги.

Создание задачи на отгрузку — укомплектовать товар, передать в службу доставки, оказать клиенту услугу и т.д.
‍
Создание задачи на закрытие сделки: отправить закрывающие документы, получить обратную связь от клиента, подготовить отчет.
‍
Создание задачи на повторную продажу: добавить задачу, когда нужно связаться с клиентом повторно, предложить повторную покупку, другой продукт и т.д.

Настраиваем необходимые шаблоны для отправки сообщений по SMS на типовые события: напоминания о встрече, поздравления, приветствия, отказы.

Ответы должны быть персональными, с использованием информации из карточки сделки. Например: "Иван Иваныч, Вы сделали заказ №ХХХХХ Мы скоро свяжемся с Вами и согласуем удобное время доставки."

Настраиваем отправку сообщений по SMS, Email, WhatsApp или Telegram клиенту при первичном обращении.

При необходимости настраиваем отправку клиенту информации об ответственном менеджере с фото и контактами.

При необходимости настраиваем отправку уведомлений клиенту при изменении статуса сделки: счет выставлен, товар подготовлен, отгружен и т.д.

Если нужно, при отказе клиента от сделки, отправляем письмо с вопросом — "По какой причине был отказ?".

Настраиваем создание типовых документов в один клик или автоматически в момент смены этапа сделки.

Настраиваем автоматическое или полуавтоматическое создание коммерческого предложения с товарами в формате PDF (или в любом другом формате).

Настраиваем автоматическую создание счета с товарами из предыдущего пункта, при переходе сделки на следующий этап.

Настраиваем автоматическое создание договора с реквизитами клиента с подстановкой печатей и подписей в документ.

Настраиваем автоматическое создание акта, накладной и других закрывающих документов.

Настраиваем сохранение всех созданных и прикрепленных документов по сделке в облачном хранилище, например, Яндекс.Диск или Google Drive.

Обучаем основам работы системой аналитики в Битрикс24. Как и где анализировать звонки, отправленные письма, смотреть эффективность обработки заявок, контролировать сумму выручки, количество задач и т.д. Как находить тех, кто имитирует бурную деятельность, а кто реально работает и приносит прибыль компании.

Обучаем основам работы с отчетами по воронке продаж. Показываем показатели к которым можно привязывать мотивацию менеджеров отдела продаж. Показываем, как контролировать работу менеджеров и смотреть, кто работает хорошо, а кто плохо. Показываем, где и как смотреть откуда приходят клиенты и какие каналы привлечения наиболее эффективны.

Показываем, как работать со сделками, как создавать сделку и вести ее по воронке продаж, какие есть этапы у сделки и что нужно сделать на каждом этапе. Объясняем, как работать с задачами и почему не должно быть сделок без задач.

Обучаем работе с контактами. В каких случаях контакты создаются автоматически, в каких их нужно создавать вручную.

Обучаем пользоваться телефонией в CRM. Как позвонить клиенту из CRM, как принять звонок, как прослушать записи разговора по данному клиенту.

Обучаем работе с почтой в CRM. Как написать письмо клиенту из Битрикс24, в каких случаях можно использовать шаблоны писем. Как отслеживать открытие письма клиентом. Где смотреть все входящие письма.

Обучаем работе с документами. Как работает автоматический документооборот. В каких случаях документы создаются автоматически, в каких случаях вручную. Как создать счет, акт, счет-фактуру в CRM и отправить клиенту.

Записываем видео-инструкцию по работе в Битрикс24 для обучения новых сотрудников.

Отвечаем на все вопросы и помогаем при возникновении трудностей с работой в CRM.

Книга  «Эффективное управление воронкой продаж» помогает разобраться в технологии работы с воронкой продаж.

При необходимости дарим бесплатное подключение номера 8800.

Дарим лицензию сервиса FaceLink.cc на 3 месяца на тарифе Premium.

Обсуждаем, что еще можно улучшить в компании заказчика с помощью нашей команды.